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Connaissez vous Trello?

Je vous invite aujourd'hui à découvrir ce formidable outil gratuit, véritable outil de gestion de tâches, et même au-delà, de gestion de projet en équipe et à distance.

Pour faire simple:
1- Trello vous permet de créer des tableaux (Kanban, Board).

Par exemple: Mon déménagement; ou Rentrée scolaire; ou gestion page pro facebook client; ou recherche d'emploi; ... de nombreux exemple de tableau sont proposés à l'adresse: https://trello.com/ideestableaux.

2- Chaque tableau contient des listes (des colonnes).

Par exemple: A programmer/ A faire/ Fait; ou Idée de projet/ Projet en cours/ Projet terminé; ...

3- Chaque liste contient des cartes ("post-it" correspondant aux tâches par exemple, ou autres contenus) que vous pouvez placer et déplacer, par un simple glisser-déposer d'une liste à l'autre, ou sur un autre tableau.
La création de tableaux, listes et cartes est illimitée.

Les principales fonctionnalités de Trello:
- Les tableaux et les cartes peuvent être assignés à une équipe par l'administrateur du Tableau Trello. L'invitation à collaborer, au tableau ou à la carte, se fait par la saisie de l'adresse mail du ou des membre/s de l'équipe. L'équipe n'aura plus qu'à ouvrir un compte Trello pour accéder au tableau. La photo ou l'avatar, du membre de l'équipe assigné, apparaît en miniature sur la carte, pour visualiser d'un coup d’œil les différents collaborateurs.
Les tableaux peuvent également être publiés en mode "public" et répertoriés sur les moteurs de recherche à partir de leur contenu si vous le souhaitez.
- Chaque carte peut contenir: des descriptifs texte, des fichiers joints (tout type de format: images, tableur, lien internet, vidéo, ...), des dates d'échéance, des étiquettes de couleur personnalisables (ex: Important/ Intéressant/ à Éliminer; ou Dossier validé/ Dossier à valider/ Dossier non valide; ou étiquettes thématiques; ... ); des checklists ou listes de tâches; ainsi que l'historique des activités et commentaires des membres de l'équipe (facilite les échange et le suivi sur chaque carte).
- Un système de notification par mail (activités, dates d'échéances des tableaux, ...), très pratique, pour les listes ou cartes que vous souhaitez suivre.
Les tableaux, listes et cartes peuvent également être copiés-collés et/ou déplacés en quelques clics.

Ainsi, sur chaque aspect d’un projet, Trello vous permet de laisser vos commentaires, répartir vos tâches, centraliser des informations et suivre l’état d’avancement du projet, ... votre imagination et votre sens de l'organisation est la seule limite.

Trello est disponible sur le web, sur ordinateur (même en mode hors connexion), sur smartphones et tablettes. Synchronisé, cet outil puissant devient votre meilleur allier dans la gestion de vos projets. De nombreux tutoriels sont disponibles sur le web, notamment sur Youtube.

Quelques outils pratiques et complémentaires pour une utilisation optimale de Trello dans la gestion de vos projets:

- L'extension Trello de google mail (Gmail):
Cette extension vous permet d'exporter le contenu d'un mail en quelques clics vers le tableau et la liste de votre choix, sur votre compte Trello. Pour cela:
1- depuis votre navigateur Google Chrome, cliquer sur le menu (3 petits points alignés verticalement, en haut à droite de votre moteur de recherche Chrome), puis "Plus d'outils", puis "Extensions"
2- cliquer sur "ouvrez le chrome webstore".
3- dans la barre de recherche du chrome web store, taper "gmail to trello".
4- ouvrir et installer l'extension "Gmail-to-Trello: Gmail-to-Trello integration. Create new Trello cards from Google mail threads with backlinks".
Le logo de Gmail-to-Trello apparaitra alors en haut de votre boite Gmail. Il suffira de cliquer sur ce logo pour exporter le mail. Une nouvelle carte sera ainsi créée.

- L'extension Trello de Google Chrome:
Cette extension vous permettra d'exporter le contenu et/ou lien internet d'une page web vers le tableau et la liste de votre choix, sur votre compte Trello. Pour cela:
1- depuis votre navigateur Google Chrome, cliquer sur le menu (3 petits points alignés verticalement, en haut à droite de votre moteur de recherche Chrome), puis "Plus d'outils", puis "Extensions"
2- cliquer sur "ouvrez le chrome webstore".
3- dans la barre de recherche du chrome web store, taper "trello".
4- ouvrir et installer l'extension "trello: Quickly create Trello cards and access your Trello boards from the Omnibox".
Le logo de Trello apparaitra alors en haut à droite de votre navigateur chrome (à proximité du menu google chrome). Il suffira de cliquer sur ce logo pour exporter le contenu de la page web vers le tableau et la liste de votre choix sur votre compte Trello. Une nouvelle carte sera ainsi créée.

- Les Powers Up Trello:
Les Power-Ups sur Trello sont des outils complémentaires (applications tierces), intégrés à vos tableaux Trello. Par exemple Board Meeting, Slack, Evernote, Google Drive, Dropbox, et bien d’autres. Ces outils initialement payants, sont désormais accessibles gratuitement pour tous les utilisateurs de Trello (même ceux utilisant la version gratuite). Pour chacun de vos tableaux Trello, vous pouvez activer un power-up gratuit différent.
Les power-ups (sur Trello) et extensions (dans le chrome web store) peuvent être utilisés de manière complémentaire sur vos tableaux. Pour une utilisation optimale de l'outil Trello, il est donc intéressant de prendre le temps d'explorer les extensions et power-up existants pour pouvoir les combiner, et ainsi bénéficier d'une diversité d'options sur vos différents tableaux.
Exemple1: dans votre tableau "Agenda", vous pouvez activer le power-up gratuit "Card Repeater" (=pour paramétrer la répétition hebdomadaire ou mensuelle d'une carte) + installer l'extension "Plannyway Calendar Free" (=pour visualiser vos cartes sur un calendrier) et ainsi composer votre planning.
Exemple2: dans votre tableau "Gestion page pro Facebook Sté X", vous pouvez activer le power-up "Board Meeting" (=pour pouvoir contacter votre client ou membre de l'équipe en visioconférence) + l'extension "Board Printer for Trello" (=pour permettre à votre client d'imprimer une carte directement depuis le tableau, pour une contre signature par exemple).

Pour activer un power-up, rien de plus simple:
1- Depuis l'un de vos tableaux Trello, cliquer sur "Afficher le menu", en haut à droite de votre tableau.
2- cliquer ensuite sur "power-ups"
3- rechercher (ou explorer) le power up désiré puis cliquer sur "Activer".
Le Power-ups activé sur chaque tableau, apparaitra en haut à droite du tableau (à côté du menu Trello).

Pour plus d'informations et actualités sur l'utilisation de l'outil Trello, vous pouvez également consulter leur page Facebook: https://www.facebook.com/trelloapp/

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