Automatiser une tâche : comment savoir si ça vaut le coup avant de se lancer
L’ESSENTIEL :
- Une automatisation coûte du temps et de l’argent avant d’en faire gagner. La question n’est pas de savoir si elle fait gagner du temps, mais au bout de combien de temps elle est remboursée.
- Trois chiffres suffisent : le temps que la tâche vous reprend chaque semaine, ce que la mise en place coûte une fois, et ce que l’outil coûte ensuite chaque mois.
- Le résultat ne s’exprime ni en euros ni en pourcentage, mais en semaines. C’est la seule unité qu’un dirigeant peut comparer à son propre horizon.
- Le même outil, sur deux tâches différentes, peut être remboursé en trois mois ou jamais. Ce n’est pas l’outil qui décide, c’est la tâche.
Depuis deux ans, la même phrase revient dans toutes les conversations d’entreprise : il faut automatiser. Elle est rarement suivie d’une question, et jamais d’un calcul.
Pourtant, une automatisation n’est pas une économie immédiate. C’est une dépense d’aujourd’hui, en argent et surtout en temps de paramétrage, contre un gain étalé sur les mois qui suivent. Autrement dit, c’est un investissement, et un investissement se juge toujours de la même façon : au bout de combien de temps est-il remboursé ?
Pendant près de vingt ans, dans la banque d’entreprise, j’ai étudié des dossiers d’investissement. Les dirigeants qui présentaient une machine ou un véhicule savaient presque toujours répondre à cette question. Ceux qui présentaient un logiciel, presque jamais. L’outil était pourtant une dépense comme une autre.
Le calcul qui suit tient en une opération. Il ne demande aucun devis, aucun rendez-vous et aucune connaissance technique. Il demande trois chiffres, dont deux que vous avez déjà.
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Pourquoi la question ne se pose presque jamais dans ce sens .
Une automatisation est généralement présentée par ce qu’elle supprime : plus de ressaisie, plus d’oubli, plus de relance manuelle. La démonstration porte sur le confort, et le confort ne se discute pas. Personne ne défend la ressaisie.
Le problème est que cette présentation escamote les deux seules données qui permettent de décider. La première est ce que la tâche coûte réellement aujourd’hui, et non ce qu’on imagine qu’elle coûte. La seconde est ce que l’automatisation coûtera, non pas le premier mois, mais chaque mois.
Tant que ces deux données manquent, la décision se prend sur une impression. Et une impression se trompe toujours dans le même sens : elle surestime le temps repris par une tâche visible et pénible, et elle sous-estime celui repris par une tâche courte qui revient vingt fois.
Les Trois chiffres à poser .
1. Le temps que la tâche vous reprend chaque semaine
Pas une estimation de mémoire, un relevé. C’est exactement l’exercice de l’article du 5 octobre : noter pendant cinq jours ouvrés, à chaque fois que la tâche revient, le temps qu’elle prend. Puis additionner.
Comptez la tâche entière, et pas seulement sa partie la plus visible. Retrouver l’information, la saisir, vérifier qu’elle est juste et corriger quand elle ne l’est pas font partie de la même tâche.
2. Ce que la mise en place coûte, une fois
Cette ligne additionne trois choses : ce que vous payez à un prestataire s’il y en a un, le coût d’ouverture ou de paramétrage facturé par l’outil, et le temps que vous et vos équipes allez passer à le mettre en route, à le tester et à apprendre à vous en servir.
Ce troisième poste est celui qu’on oublie, et c’est souvent le plus lourd. Il se valorise au coût d’une heure de votre temps, calculé dans l’article du 7 septembre.
3. Ce que l’outil coûte chanque mois, ensuite
L’abonnement, les options et, le cas échéant, le temps de maintenance ou de reprise lorsque l’automatisation se trompe. Un outil qui demande une vérification humaine chaque semaine n’est pas gratuit à l’usage, même si son abonnement l’est.
Le calcul, en 1 opération .
Gain par semaine = temps repris chaque semaine x coût d’une heure de votre temps, moins le coût mensuel de l’outil ramené à la semaine.
Délai de retour, en semaines = coût de mise en place divisé par le gain par semaine.
Pour ramener un coût mensuel à la semaine : multipliez-le par 12, puis divisez par 52.
Un exemple, pas à pas .
Une entreprise de services de quatre personnes. La tâche examinée est la préparation et l’envoi des devis récurrents, qui revient plusieurs fois par semaine.
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Élément |
Montant |
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Temps repris chaque semaine, relevé sur cinq jours |
3 heures |
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Coût d’une heure de travail dans l’entreprise |
50 € |
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Gain brut par semaine |
3 x 50 = 150 € |
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Coût de l’outil, par mois |
60 € |
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Le même coût ramené à la semaine |
60 x 12 / 52 = 14 €, arrondi à 15 € |
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Gain net par semaine |
150 – 15 = 135 € |
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Coût de mise en place, une fois |
2 700 € |
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Délai de retour |
2 700 / 135 = 20 semaines |
Vingt semaines, soit un peu moins de cinq mois. Passé ce délai, l’automatisation dégage 135 € par semaine, et elle continuera tant que la tâche existe et que l’outil tient.
Comment lire votre résultat .
Trois situations, décrites en mots. Ce ne sont ni des normes ni des seuils, et aucun chiffre de référence n’existe en la matière. Elles servent seulement à situer un ordre de grandeur.
- Le délai tient dans la saison en cours. La décision est simple, et le reste du raisonnement porte sur la fiabilité de l’outil, pas sur son prix.
- Le délai dépasse l’année. Ce n’est pas un refus, mais cette tâche n’est probablement pas le bon point de départ. Une autre tâche de la même entreprise donnera sans doute un délai plus court.
- Le délai ne se calcule pas, parce que le temps repris n’est pas connu. C’est le cas le plus fréquent, et c’est le seul qui appelle une action immédiate : faire le relevé avant de regarder le moindre outil.
Ce que ce calcul ne dit pas .
Il dit au bout de combien de temps la dépense est remboursée. Il ne dit rien de quatre choses qui comptent autant.
- La fiabilité. Une automatisation qui se trompe une fois sur vingt peut coûter plus cher en corrections qu’elle ne fait gagner en saisie.
- La dépendance. Un outil qui détient vos données et que vous ne savez pas quitter change votre position, et ce changement ne se chiffre pas ici.
- Ce que devient le temps libéré. Un gain de trois heures par semaine n’est un gain que s’il est réemployé à quelque chose. Sinon il se dissipe.
- La qualité du travail. Certaines tâches répétitives servent aussi de moment de vérification. Les automatiser supprime le contrôle en même temps que la corvée.
Le calcul sert à écarter rapidement ce qui ne vaut pas la peine. Il ne remplace pas la décision, il la rend possible.
Olivier Chon-Sen
Pour aller plus loin :
La méthode de relevé du temps répété est détaillée dans notre article du 5 octobre, et le calcul du coût d’une heure dans celui du 7 septembre. Sur la question de savoir par où commencer quand on n’a encore rien automatisé, l’article de Cécile Candedo du 28 septembre traite le sujet du point de vue de l’outil et de l’organisation, là où celui-ci le traite du point de vue de la dépense.
Si le calcul donne un délai court et que la question devient celle de l’outil, c’est le moment où nous intervenons.